SnelStart dierenopvangcentra

Snelstart voor professionals - Dierenopvangcentra

Welkom bij de Snelstart van PetBase 5.0. We gaan je hier stap voor stap uitleggen wat je moet regelen om de PetBase software te gebruiken. Sinds de invoering van de nieuwe wet (1 november 2021) ziet alles er anders uit dan je gewend was en heb je er ook meer werk aan.  Dat is (helaas) het gevolg van de nieuwe wettelijke verplichtingen. De officiële informatie vanuit de overheid vind je op https://rvo.nl/hond-kopen Let op: de nieuwe wet spreekt niet van eigenaren, maar van "houders".

Voorbereiding voor het aanmaken en inrichten van het account
  1. Bepaal wie de beheerder van het nieuwe account wordt, vaak is dat een bestuurslid of de locatiebeheerder. Die persoon is verantwoordelijk voor het account en voor het toekennen van rollen en rechten aan de overige Gebruikers.
  2. Overleg met de dierenartsen die aan jouw opvangcentrum verbonden zijn. Alleen dierenartsen mogen namelijk chips en paspoorten bestellen. Om dat voor je te kunnen doen zijn er twee opties. Of ze moeten het adres van het opvangcentrum als werkadres laten opnemen in het Diergeneeskunderegister en als Gebruiker toegevoegd worden aan het asiel-account. Of ze werken vanuit hun eigen kliniek-account, maar dan mag het asiel geen chips bestellen op naam van die dierenarts. De dierenarts werkt dan vanuit de kliniek-voorraad chips en paspoorten. Let op: heeft jouw dierenarts ook een eigen account voor zijn/haar kliniek, dan dient er in het asiel-account een ander e-mail adres voor de dierenarts te worden gebruikt dan in het kliniek-account.
  3. Onderzoek wie van jouw medewerkers de juiste wettelijke rechten heeft om dieren te mogen chippen en om reeds gechipte dieren bij binnenkomst te mogen aanmelden. Het kan zinvol zijn om de beheerder of een van de medewerkers als chipper te laten erkennen. Paraveterinairen worden onder de nieuwe wet automatisch gelijkgesteld aan chippers, maar alleen als ze geregistreerd zijn in het Diergeneeskunderegister. Ook hier geldt dat het adres van het opvangcentrum daarbij als werkadres in het Diergeneeskunderegister vastgelegd moet zijn.
  4. Controleer of het UBN-nummer van het opvangcentrum bekend is of vraag het op bij RVO.
  5. Maak nu het gratis MijnPetBase account aan via de stappen hieronder en ontvang 5 PetPoints cadeau.
Hoe maak ik een account aan?
Volg de onderstaande stappen om een Petbase account aan te maken en in te richten:
1) Ga naar www.petbase.eu
2) Klik op 'Registeren'
3) Klik op 'Professional'
4) Vul jouw e-mailadres in
5) Vul jouw gegevens in
6) Lees (en accepteer) de voorwaarden
7) Klik op 'Registreer'
8) Log in na het ontvangen van de bevestiging

1) Ga naar www.petbase.eu
Om een PetBase account aan te maken, ga je eerst naar www.petbase.eu 
registreren account

2) Klik op 'Registreren'
Hier kies je voor Registreren. Hiermee begin je het proces van het aanmaken van jouw nieuwe PetBase account. 
account aanmaken

3) Klik op 'Professional'
Kies het juiste formulier door aan te geven dat je een professional bent. 
professional account

4) Vul jouw e-mailadres in
Vul de gevraagde gegevens in en gebruik hierbij de naam van de account-beheerder en het adres van het opvangcentrum. Let er op dat je beter niet het algemene e-mailadres van het asiel kunt gebruiken, vaak hebben daar te veel mensen toegang toe.
 professional account

5) Vul jouw gegevens in
Vul nu alle gevraagde informatie in. Als je gewend was in te loggen op een eerdere versie van PetBase of Stichting CHIP, vul dan onderaan de oude gebruikersnaam in. Waar mogelijk koppelen wij jouw eerdere gegevens en pre-paid registraties dan direct aan dit account.  Kies zelf een wachtwoord, dat moet uit minimaal 10 letters en/of cijfers bestaan. 
gegevens account

6) Lees (en accepteer) de voorwaarden
Vink aan dat je het eens bent met onze voorwaarden (via de link krijg je ze in beeld). Kies ook of we af en toe een korte nieuwsbrief mogen sturen. Geen zorgen, wij overspoelen je niet en sturen ook geen reclame. Maar we houden je en jouw collega's wel graag op de hoogte van wijzigingen en verbeteringen, omdat we nog aanvullende informatie vanuit de overheid verwachten.
voorwaarden PetBase

7) Klik op 'Registreer'
Klik op de blauwe knop 'Registreer'. Zodra je het account hebt aangemaakt ontvang je een geautomatiseerde mail, waarin wij aangeven de aanvraag te gaan controleren en activeren. Zodra dat gedaan is krijg je een bevestiging. Let op: tot wij het account geactiveerd hebben kan je niet inloggen en niets wijzigen.

8) Log in na het ontvangen van de bevestiging
Log na de activatie in op het account en ga naar het Dashboard. Daar staan jouw eventuele pre-paid registraties vermeld (Formulieren) en ook 5 PetPoints. Die PetPoints krijg je van ons, als cadeautje voor het aanmaken van het nieuwe account. Je kunt hier later mee betalen. Via Mijn account in het Menu zie je of jouw UBN-nummer al goedgekeurd is door RVO. Als dat (nog) niet het geval is, vul dan alsnog de juiste gegevens in (informeer indien nodig bij RVO wat er mis is).

dashboard professional

Hoe maak ik de juiste gebruikers aan?
De accounthouder is altijd de eerste gebruiker en ook de eerste houder. Verander daar niets aan, om storingen te voorkomen.  Ga nu verder met het toekennen van rollen aan de andere gebruikers van jouw organisatie. Is één van jouw gebruikers een erkende chipper of een paraveterinair dan mag die chips bestellen en op voorraad hebben. Het uitreiken van Europese dierenpaspoorten  is uitsluitend toegestaan aan een dierenarts. 

Volg de onderstaande stappen om een gebruiker aan te maken:
1) Klik op 'Gebruikers'
2) Klik op '+Nieuw'
3) Vul de gegevens in
4) Klik op 'Opslaan'

1) Klik op 'Gebruikers'
Zodra je bent ingelogd in jouw PetBase account, kan je links in het menu klikken op 'Gebruikers'.
gebruikers account
Je krijgt een overzicht te zien van alle gebruikers van het PetBase account. Gebruikers die door RVO zijn goedgekeurd krijgen een groen vinkje. Zie je nog rode of oranje tekentjes, dan zijn er gebruikers toegevoegd die niet RVO-erkend zijn (of er is iets verkeerd ingevuld). Die gebruikers kunnen géén doormeldingen doen aan RVO. Heb je hier over vragen, meld dat dan bij de medewerkers van PetBase. 
gebruikers beheren

2) Klik op '+Nieuw'
Om een nieuwe gebruiker aan te maken, klik je op '+Nieuw' bovenaan de pagina. 
nieuwe gebruikers

3) Vul de gegevens in
Noteer de gegevens van de nieuwe gebruiker en kies daarvoor een apart uniek e-mailadres. Vergeet niet om het CIBG-nummer of chippernummer en het werkadres correct in te vullen zoals ze bij RVO bekend zijn. Zonder goedkeuring van RVO mag een gebruiker geen handelingen verrichten en geen doormeldingen doen. Let op: alleen een dierenarts mag in Nederland officiële dierenpaspoorten uitreiken. 

Als de gebruiker een beheerder is die de accounts van collega-professionals mag beheren, kan je deze optie aanvinken. 


gebruiker aanmaken


4) Klik op 'Opslaan'
Zodra alle gegevens zijn ingevuld, kan je op 'Opslaan' klikken. Controleer via 'Gebruikers'  of de gegevens juist in beeld komen. Achter het CIBG/chippernummer zie je een groen vinkje staan als RVO goedkeuring verleent. Zie je dit niet, controleer dan de ingevulde gegevens en neem bij twijfel contact op met RVO
Hoe zet ik de reeds aanwezige dieren in het nieuwe account?
Ga in het Menu naar 'Dier toevoegen'. Vul per dier het chipnummer in en het gevraagde Formulier- of Registratienummer. Deze had je via de oude software ontvangen. Is het oude Formulier/Registratienummer niet bekend, voeg de dieren dan toe zoals in stap 5 aangegeven wordt.

dier registreren

Als alle dieren zijn toegevoegd, ga je in het Menu naar Mijn dierenlijst. Daar zie je een compleet overzicht van alle nu aanwezige en geregistreerde dieren. Was een dier nog niet bij PetBase geregistreerd, voeg hem dan toe via de instructies hieronder.
nieuw dier registreren
Hoe meld ik een nieuwe kat of hond aan die binnenkomt in het opvangcentrum - chip aanbrengen/chip aflezen
Volg de onderstaande stappen om een nieuwe kat of hond, die binnenkomt in het opvangcentrum, te melden:
1) Klik op 'Houders-eigenaren'
2) Klik op 'Registreer een nieuw dier'
3) Vul de gegevens in
4) Kies de identificeerder
5) Vul de diergegevens in
6) Klik op 'Opslaan'

1) Klik op 'Houders-eigenaren'
Zodra je in jouw PetBase account bent ingelogd, kan je links in het menu klikken op 'Houders-eigenaren'. Je krijgt dan een overzicht te zien van alle houders. 
overzicht houders

2) Klik op 'Registreer een nieuw dier'
Klik op het teken met het pijltje, hiermee begin je de registratie van een nieuw dier. 
dier registreren

3) Vul de gegevens in
Om een dier te registreren moeten er nu enkele gegevens ingevuld worden. Als eerste moet er aangegeven worden of de chip afgelezen is of zojuist is aangebracht. Vervolgens kan je het chipnummer en de diersoort invullen en op 'Zoeken' klikken. 
dier registreren

4) Kies de identificeerder
Je kan hier de naam van de verantwoordelijke dierenarts, paraveterinair of chipper kiezen. Zie je hier geen enkele naam vermeld, dan zijn er nog geen Gebruikers toegevoegd met de juiste rechten. Ga dan terug naar "Hoe maak ik de juiste gebruikers aan". Klik op 'Doorgaan'.

identificeerder kiezen

5) Vul de diergegevens in
Bij de registratie van een hond, kies je nu de gebeurtenis soort, in jouw geval "Nieuwe houder/eigenaar". Het opvangcentrum is immers de nieuwe houder.  Nu vul je de gebeurtenis datum in. Let op: dat moet de datum zijn van de hiervoor genoemde gebeurtenis, dus de datum van binnenkomst in het opvangcentrum.

Je bent ook geen importeur, het land van herkomst is dus altijd Nederland. Je krijgt weliswaar dieren binnen van buitenlandse oorsprong, maar die zijn niet door jouw opvangcentrum zelf geïmporteerd. 

Alle velden met een sterretje zijn verplicht.
dier registreren


6) Klik op 'Opslaan'
Zodra alle gegevens zijn ingevuld, klik je op 'Opslaan'. Het dier is nu toegevoegd aan jouw Dierenlijst. 
Hoe meld ik een nieuw paspoort aan?
Sinds de invoering van de nieuwe wet mogen alleen dierenartsen officiële Europese Dierenpaspoorten bestellen en uitreiken. Je kunt dus alleen dierenpaspoorten aanmelden als een van de Gebruikers een dierenarts is. Is dat niet het geval, dan mag je geen eigen voorraad paspoorten hebben en moet jouw dierenarts de paspoorten vanuit zijn/haar eigen kliniek-account aan de bij het opvangcentrum verblijvende dieren toevoegen.

Volg de onderstaande stappen om een nieuw paspoort aan te melden:
1) Klik op 'Houders-eigenaren'
2) Zoek de juiste houder op
3) Klik op de cliëntenkaart van de houder
4) Klik op 'Nieuw paspoort uitreiken'

1) Klik op 'Houders-eigenaren'
Zodra je bent ingelogd in jouw PetBase account, kan je links in het menu klikken op 'Houders-eigenaren'. Je krijgt een overzicht te zien van alle houders. 
houders eigenaren

2) Zoek de juiste houder op
Via de knop '+Nieuw/Zoeken' kan je een nieuwe houder aanmaken of een reeds bekende houder opzoeken met behulp van hun e-mailadres. Let op: het juiste UBN van de Houder moet bij elke paspoortuitreiking ingevuld zijn. 
nieuwe houder

3) Klik op de cliëntenkaart van de houder
Zodra je de juiste houder hebt opgezocht (of aangemaakt), kan je op de cliëntenkaart van deze houder klikken. Je krijgt vervolgens een overzicht van de gegevens van deze houder en zijn/haar dieren te zien. 
cliëntenkaart eigenaar

4) Klik op 'Nieuw paspoort uitreiken'
Je kunt nu kiezen voor 'Nieuw paspoort uitreiken'. Vul alle gegevens aan en druk op 'insturen'. Let op: dit is alleen een paspoortmelding, géén complete registratie voor hereniging. 
paspoort uitreiken
Hoe maak ik een account voor de nieuwe houder (eigenaar/adoptant) aan?
Lees allereerst deze uitleg https://support.petbase.eu/portal/nl/kb/articles/moet-ik-voor-elke-eigenaar-een-account-aanmaken  Je kunt nu vanuit het account van het opvangcentrum nieuwe houders aanmaken.  Het gaat om degene die het dier verzorgt en om de locatie waar het dier werkelijk verblijft, niet om wettelijk eigendom. Heeft een houder zelf al een PetBase account, dan kan je zijn/haar gegevens opvragen en hier nieuwe dieren toevoegen. (Wij maken in de voorbeelden hieronder gebruik van een niet-bestaande cliënt)

Volg de onderstaande stappen om een account aan te maken voor een Houder/eigenaar:
1) Klik op 'Houders-eigenaren'
2) Klik op '+Nieuw/Zoeken'
3) Vul het e-mailadres in en klik op 'Zoeken'
4) Maak de nieuwe houder-eigenaar aan

1) Klik op 'Houders-eigenaren'
Zodra je ingelogd bent op jouw PetBase account, kan je links in het menu op 'Houders-eigenaren' klikken. Je krijgt nu een overzicht te zien van alle houders/eigenaren. 
overzicht houders

2) Klik op '+Nieuw/Zoeken'
Maak een houder aan door op '+Nieuw/Zoeken' te klikken
nieuwe houder

3) Vul het e-mailadres in en klik op 'Zoeken'
Vul het e-mailadres van de nieuwe houder in. PetBase controleert dan voor je of deze houder al een PetBase account heeft. Is dit het geval, dan kan je gelijk een dier registreren.
e-mailadres houder

Heeft de houder al een account, dan krijg je dit in een zeegroene balk te zien. 
houder toevoegen

Is de houder nog niet bekend bij PetBase, dan kan je verder met het aanmaken van het account.

4) Maak de nieuwe houder-eigenaar aan
Is de houder nog niet bekend bij PetBase, dan kan je nu verder met het aanmaken van het account. De houder voor wie je een account aanmaakt, krijgt hiervan altijd direct een bevestiging per e-mail. Maak ze hier attent op, want die mail komt mogelijk in hun spambox binnen en ze hebben hen nodig om hun eigen wachtwoord aan te maken. 

Het veld "UBN van RVO voor het houden van dieren" vul je in als er een hond gechipt gaat worden, als een paspoort voor een hond uitgereikt gaat worden en/of als er een geïmporteerde hond geregistreerd gaat worden. In andere situaties is een UBN van de eigenaar/houder niet nodig. 

UBN houder

Zodra het nieuwe account is aangemaakt, ziet je het terug in jouw houder-overzicht. Let op: alleen de door jou zelf aangemaakt accounts komen hier in beeld. Eigenaren die reeds zelf of elders een account hadden aangemaakt kan je wel opvragen, maar staan niet in jouw overzicht. 
Hoe zet ik een dier op naam van de nieuwe eigenaar?
Zodra de (nieuwe) houder een account heeft, kan je een huisdier gaan registreren. 

Volg de onderstaande stappen om een huisdier te registreren:
1) Klik op 'Houders-eigenaren'
2) Zoek de juiste houder op en klik op 'Nieuw dier aanmelden'
3) Vul de gevraagde gegevens in
4) Koppel het dier aan de nieuwe eigenaar
5) Klik op 'Opslaan'

1) Klik op 'Houders-eigenaren'
Zodra je bent ingelogd in jouw PetBase account, kan je links in het menu op 'Houders-eigenaren' klikken. Je krijgt een overzicht van alle houders te zien. 
Houders eigenaren

2) Zoek de juiste houder op en klik op 'Nieuw dier aanmelden'
Zoek de houder op waarvoor je een huisdier wil registreren. Bij elke houder zie je twee opties, namelijk de "cliëntenkaart" van de houder en een link om snel een dier toe te voegen. Klik bij de juiste houder op het tekentje "nieuw dier aanmelden" (het pijltje).
Dier registreren

3) Vul de gevraagde gegevens in
Om een dier te registreren moeten er nu enkele gegevens ingevuld worden. Als eerste moet er aangegeven worden of de chip afgelezen is of zojuist is aangebracht. Vervolgens kan je het chipnummer en de diersoort invullen en op 'Zoeken' klikken. Het dier wordt nu opgezocht in PetBase.
Dier registreren


4) Koppel het dier aan de nieuwe eigenaar
In deze stap koppel je het dier aan deze nieuwe eigenaar. Overdracht van de ene eigenaar naar de vereist normaal altijd een overdrachtscode, maar niet in dit geval, want je werkt vanuit het account waarin het dier geregistreerd is. De gebeurtenis-soort is Nieuwe eigenaar, de gebeurtenisdatum is de datum van plaatsing en als het dier een gewijzigde roepnaam krijgt vul je die hier in. 

5) Klik op 'Opslaan'
Zodra alle stappen zijn uitgevoerd, kan je op 'Opslaan' klikken.  Het dier is nu verplaatst van jullie opvang-account naar het account van de nieuwe eigenaar. PetBase doet achter de schermen alle wettelijk verplichte doormeldingen naar de overheid.
Huisdier overleden melden
Het is belangrijk dat je het overlijden van een geregistreerde huisdier altijd aan PetBase laat weten. Alleen dan klopt onze administratie met de werkelijkheid. Voor honden is het wettelijk verplicht.  Als professional (dierenarts, chipper of asiel) kan je een huisdier voor de eigenaar overleden melden. Ook wanneer het dier nog als losse registratie in de 'oude' omgeving staat, kan je deze melding zelf regelen voor de eigenaar. Het dier dien je hiervoor eerst over te zetten naar de nieuwe omgeving, gebruik hiervoor de supportpagina Huisdier (zelfde) eigenaar omzetten van oud naar nieuwe omgeving.

Volg onderstaande stappen om een huisdier overleden te melden:
1) Log in het professional PetBase account
2) Zoek de registratie op door middel van het chipnummer via de zoekbalk boven in
3) Klik rechts bovenin op Acties
4) Klik op Status wijzigen
5) Selecteer de status 'Overleden' en klik op volgende
6) Vul de datum van overlijden in en klik op opslaan

1) Log in het professional PetBase account
Log in het PetBase account via mijn.petbase.eu. Heb je (nog) geen professional account? Maak er dan één aan, na goedkeuring wordt het account geactiveerd. 

2) Zoek de registratie op door middel van het chipnummer via de zoekbalk boven in
Wanneer je bent ingelogd, bevind je je in het dashboard. Boven in het scherm kan je zoeken naar de registratie door middel van het chipnummer. 


3) Klik rechts bovenin op Acties
Je krijgt in beeld de registratie van het dier te zien. Staat het dier nog in de oude omgeving? Zet het dier dan eerst over naar de nieuwe omgeving. Controleer of je de goede registratie voor je hebt op basis van de diergegevens. Klik vervolgens rechts boven in op Acties.


4) Klik op Status wijzigen
Het menu van Acties wordt geopend. Klik op Status wijzigen.



5) Selecteer de status 'Overleden' en klik op volgende
Je komt in het scherm waarbij je het dier als overleden, export, vermist of gevonden kunt melden. De melding zal bij een hond ook doorgezonden worden naar de overheid. Selecteer de status 'Overleden' en klik vervolgens op Volgende




6) Vul de datum van overlijden in en klik op opslaan
Je kunt vervolgens de datum van overlijden van het dier invullen, ook wel de gebeurtenis datum genoemd. Klik vervolgens op opslaan.



Het dier is nu overleden gemeld in onze databank. 

 
Heb je nog vragen die niet in onze support-pagina's beantwoord worden? Mail dan naar info@petbase.eu 

    • Related Articles

    • SnelStart voor Professionals - Chippers

      Welkom bij de SnelStart van PetBase 5.0 en latere versies. Sinds 1 november 2021 gaan een paar zaken anders dan je daarvoor gewend was. De belangrijkste aanpassing zijn nodig vanwege de veranderde regelgeving voor honden. Het chippen en registreren ...

    • SnelStart voor Professionals - Dierenartsen

      Welkom bij de nieuwe SnelStart van PetBase. Met de komst van PetBase 5 en latere versies gaan een paar zaken anders dan je gewend was. De belangrijkste aanpassingen zijn nodig vanwege de veranderde regelgeving voor honden op 1 november 2021. Al ...

    • Snelstart voor professionals - professional fokker

      Welkom bij de nieuwe SnelStart van PetBase. Met de komst van PetBase 5 en latere versies gaan een paar zaken anders dan je gewend was. De belangrijkste aanpassingen zijn nodig vanwege de veranderde regelgeving voor honden op 1 november 2021. Al ...

    • PetBase Snelstart voor eigenaren

      Welkom bij de Snelstart voor eigenaren van PetBase. Door aanpassingen in de wet is PetBase in november 2021 om een aantal redenen geheel vernieuwd en verbeterd. Door de aanpassingen in de wet moeten een aantal zaken aan de overheid worden doorgegeven ...

    • Registratie van huisdier voor professionals

      In dit hoofdstuk kan je nalezen hoe je een dier registreert in PetBase. Nieuw: Bij aanbrengen van een Nederlandse chip en uitreiken van een Europees dierenpaspoort kunnen deze automatisch naar RVO worden doorgemeld. Je geeft dit aan met een vinkje. ...