Snelstart voor professionals - Dierenopvangcentra

Snelstart voor professionals - Dierenopvangcentra

Welkom bij de Snelstart van PetBase 5.0. We gaan u hier stap voor stap uitleggen wat u moet regelen om de PetBase software te gebruiken. Sinds de invoering van de nieuwe wet (1 november 2021) ziet alles er anders uit dan u gewend was en heeft u er ook meer werk aan.  Dat is (helaas) het gevolg van de nieuwe wettelijke verplichtingen. De officiële informatie vanuit de overheid vind u op https://rvo.nl/hond-kopen Let op: de nieuwe wet spreekt niet van eigenaren, maar van "houders".

De stappen 1 t/m 4 worden gedaan door de beheerder van het account, de stappen 5 t/m 8 zijn bedoeld voor alle gebruikers
1. Voorbereiding voor het aanmaken en inrichten van het account
2. Hoe maak ik een account aan
3. Hoe maak ik de juiste gebruikers aan
4. Hoe zet ik de reeds aanwezige dieren in het nieuwe account
5. Hoe meld ik een nieuwe kat of hond aan - chip aanbrengen/chip aflezen
6. Hoe meld ik een nieuw paspoort aan
7. Hoe maak ik een account voor de nieuwe houder (eigenaar/adoptant) aan
8. Hoe zet ik een dier op naam van de nieuwe houder

1. Voorbereiding voor het aanmaken en inrichten van het account.
  1. Bepaal wie de beheerder van het nieuwe account wordt, vaak is dat een bestuurslid of de locatiebeheerder. Die persoon is verantwoordelijk voor het account en voor het toekennen van rollen en rechten aan de overige Gebruikers.
  2. Overleg met de dierenartsen die aan uw opvangcentrum verbonden zijn. Alleen dierenartsen mogen namelijk chips en paspoorten bestellen. Om dat voor u te kunnen doen zijn er twee opties. Of ze moeten het adres van het opvangcentrum als werkadres laten opnemen in het Diergeneeskunderegister en als Gebruiker toegevoegd worden aan het asiel-account. Of ze werken vanuit hun eigen kliniek-account, maar dan mag het asiel geen chips bestellen op naam van die dierenarts. De dierenarts werkt dan vanuit de kliniek-voorraad chips en paspoorten. Let op: heeft uw dierenarts ook een eigen account voor zijn/haar kliniek, dan dient er in het asiel-account een ander e-mail adres voor de dierenarts te worden gebruikt dan in het kliniek-account.
  3. Onderzoek wie van uw medewerkers de juiste wettelijke rechten heeft om dieren te mogen chippen en om reeds gechipte dieren bij binnenkomst te mogen aanmelden. Het kan zinvol zijn om de beheerder of een van de medewerkers als chipper te laten erkennen. Paraveterinairen worden onder de nieuwe wet automatisch gelijkgesteld aan chippers, maar alleen als ze geregistreerd zijn in het Diergeneeskunderegister. Ook hier geldt dat het adres van het opvangcentrum daarbij als werkadres in het Diergeneeskunderegister vastgelegd moet zijn.
  4. Controleer of het UBN-nummer van het opvangcentrum bekend is of vraag het op bij RVO.
  5. Maak nu het gratis MijnPetBase account aan via de stappen hieronder en ontvang 5 PetPoints cadeau.

2. Hoe maak ik een account aan.
Ga naar Mijn.Petbase.eu, kies voor Gratis Mijn PetBase account aanmaken en klik op Asiel/Stichting.


Vul de gevraagde gegevens in en gebruik hierbij de naam van de account-beheerder en het adres van het opvangcentrum. Vink aan dat u het eens bent met onze voorwaarden (via de link krijgt u ze in beeld). Kies ook of we af en toe een korte nieuwsbrief mogen sturen. Geen zorgen, wij overspoelen u niet en sturen ook geen reclame. Maar we houden u en uw collega's wel graag op de hoogte van wijzigingen en verbeteringen, omdat we nog aanvullende informatie vanuit de overheid verwachten.

Als u gewend was in te loggen op een eerdere versie van PetBase of Stichting CHIP, vul dan onderaan de oude gebruikersnaam in. Waar mogelijk koppelen wij uw eerdere gegevens en pre-paid registraties dan direct aan dit account.  Kies zelf een wachtwoord, dat moet uit minimaal 10 letters en/of cijfers bestaan. 


Zodra u het account heeft aangemaakt ontvangt u een geautomatiseerde mail, waarin wij aangeven de aanvraag te gaan controleren en activeren. Zodra dat gedaan is krijgt u een bevestiging. Let op: tot wij het account geactiveerd hebben kunt u niet inloggen en niets wijzigen.

Log na de activatie in op het account en ga naar het Dashboard. Daar staan uw eventuele pre-paid registraties vermeld (Formulieren) en ook 5 PetPoints. Die PetPoints krijgt u van ons, als cadeautje voor het aanmaken van het nieuwe account. U kunt hier later mee betalen. Via Mijn account in het Menu ziet u of uw UBN-nummer al goedgekeurd is door RVO. Als dat (nog) niet het geval is, vul dan alsnog de juiste gegevens in (informeer indien nodig bij RVO wat er mis is).



3. Hoe maak ik de juiste Gebruikers aan?
De accounthouder is altijd de eerste Gebruiker en ook de eerste Houder. Verander daar niets aan, om storingen te voorkomen.  Ga nu verder met het toekennen van rollen aan de andere Gebruikers van uw organisatie. Is één van uw Gebruikers een erkende chipper of een paraveterinair dan mag die chips bestellen en op voorraad hebben. Het uitreiken van Europese dierenpaspoorten  is uitsluitend toegestaan aan een dierenarts. Gebruikers die door RVO zijn goedgekeurd krijgen een groen vinkje. Ziet u nog rode of oranje tekentjes, dan zijn er gebruikers toegevoegd die niet RVO-erkend zijn (of er is iets verkeerd ingevuld). Die gebruikers kunnen géén doormeldingen doen aan RVO. Heeft u hier over vragen, meld dat dan bij de medewerkers van PetBase. 



4. Hoe zet ik de reeds aanwezige dieren in het nieuwe account
Ga in het Menu naar Dier toevoegen. Vul per dier het chipnummer in en het gevraagde Formulier- of Registratienummer. Deze had u via de oude software ontvangen. Is het oude Formulier/Registratienummer niet bekend, voeg de dieren dan toe zoals in stap 5 aangegeven wordt.



Als alle dieren zijn toegevoegd, gaat u in het Menu naar Mijn dierenlijst. Daar ziet u een compleet overzicht van alle nu aanwezige en geregistreerde dieren. Was een dier nog niet bij PetBase geregistreerd, voeg hem dan toe via de instructies hieronder.


5. Hoe meld ik een nieuwe kat of hond aan - chip aanbrengen/chip aflezen
Ga in het Menu naar Houders, kies daar uw eigen opvangcentrum. U ziet nu twee tekentjes. Klik op het teken met het pijltje.


Kies of u het chipnummer heeft afgelezen of dat de chip zojuist is aangebracht. 


In de volgende stap kiest u de naam van de verantwoordelijke dierenarts, paraveterinair of chipper. Ziet u hier geen enkele naam vermeld, dan zijn er nog geen Gebruikers toegevoegd met de juiste rechten. Ga dan eerst terug naar stap 3 hierboven.



Let op:  PetBase geeft u de mogelijkheid om dieren gratis op naam van uw asiel te registreren. Pas op het moment dat het dier geplaatst wordt, worden de kosten doorberekend (in PetPoints).

Bij de registratie van een hond, kiest u nu de gebeurtenis soort, in uw geval "Nieuwe eigenaar/houder". De enige uitzondering is als een dier wat bij u verblijft tijdens dat verblijf is bevallen. U meldt dan als gebeurtenis Geboorte. 
U bent ook geen importeur, het land van herkomst is dus altijd Nederland. U krijgt weliswaar dieren binnen van buitenlandse oorsprong, maar die zijn niet door uw opvangcentrum zelf geïmporteerd. Geimporteerde dieren mogen uitsluitend door een dierenarts worden geregistreerd.

De velden met een sterretje zijn verplicht. Klik op opslaan en het dier is toegevoegd aan uw Dierenlijst.

6. Hoe meld ik een nieuw paspoort aan

Sinds de invoering van de nieuwe wet mogen alleen dierenartsen officiele Europese Dierenpaspoorten bestellen en uitreiken. U kunt dus alleen dierenpaspoorten aanmelden als een van de Gebruikers een dierenarts is. Is dat niet het geval, dan mag u geen eigen voorraad paspoorten hebben en moet uw dierenarts de paspoorten vanuit zijn/haar eigen kliniek-account aan de bij het opvangcentrum verblijvende dieren toevoegen.

Is er wel een dierenarts als Gebruiker beschikbaar in jullie account, ga dan voor het aanmelden van een Europees dierenpaspoort via Menu-Mijn dierenlijst naar de gegevens van het betreffende dier. U meldt dus eerst het dier aan en voegt pas daarna het paspoort toe. 


Klik op Paspoort registreren. U krijgt allereerst een waarschuwing te zien. De toevoeging van een dierenpaspoort moet vanwege de nieuwe wet doorgegeven worden aan de overheid, maar is geen registratie-voor-hereniging. Als u het dier (zoals hiervoor beschreven) al heeft aangemeld, is de registratie-voor-hereniging al in orde, dus kunt u deze melding negeren.  

7.  Hoe maak ik een account voor de nieuwe houder (eigenaar/adoptant) aan

Lees allereerst deze uitleg https://support.petbase.eu/portal/nl/kb/articles/moet-ik-voor-elke-eigenaar-een-account-aanmaken  U kunt nu vanuit het account van het opvangcentrum nieuwe houders aanmaken.  Het gaat om degene die het dier verzorgt en om de locatie waar het dier werkelijk verblijft, niet om wettelijk eigendom. Heeft een houder zelf al een PetBase account, dan kunt u zijn/haar gegevens opvragen en hier nieuwe dieren toevoegen. (Wij maken in de voorbeelden hieronder gebruik van een niet-bestaande cliënt)

Klik in het menu op Houders en klik op +Nieuw.


Vul het e-mail adres is van de nieuwe houder (eigenaar-adoptant). Doe dit heel zorgvuldig, want een typefoutje heeft grote gevolgen. U wilt de gegevens immers niet aan een onbekende sturen. PetBase controleert nu voor u of deze houder al een MijnPetBase account heeft. 


Is de houder nog niet bekend bij PetBase, maak dan direct een account voor hem/haar aan. U heeft daarvoor zijn/haar toestemming nodig, dus vraag die vooraf. Pas daarna voegt u het eerste dier toe. De houder voor wie u een account heeft aangemaakt, krijgt daarvan een bevestiging per e-mail. 

Zodra het nieuwe account aangemaakt is, ziet u het terug in uw houder-overzicht. Let op: alleen de door jullie zelf aangemaakte accounts komen hier in beeld. Eigenaren die reeds zelf of elders een account hadden aangemaakt ziet u niet in het overzicht staan, maar kunt u op deze manier wel altijd opvragen

8. Hoe zet ik een dier op naam van de nieuwe eigenaar.

Bij elke houder ziet u  twee opties, namelijk de "cliëntenkaart" van de houder en een link om snel een dier toe te voegen. Klik bij de juiste houder op het tekentje "nieuw dier aanmelden" (het pijltje).


Vul de gevraagde gegevens in.

Het dier wordt nu opgezocht in PetBase. In de volgende stap koppelt u het dier aan deze nieuwe eigenaar. Overdracht van de ene eigenaar naar de vereist normaal altijd een overdrachtscode, maar niet in dit geval, want u werkt vanuit het account waarin het dier geregistreerd is. De gebeurtenis-soort is Nieuwe eigenaar, de gebeurtenisdatum is de datum van plaatsing en als het dier een gewijzigde roepnaam krijgt vult u die hier in. 


Opslaan. Het dier is nu verplaatst van jullie opvang-account naar het account van de nieuwe eigenaar. PetBase doet achter de schermen alle wettelijk verplichte doormeldingen naar de overheid.


Heeft u nog vragen die niet in onze support-pagina's beantwoord worden? Mail dan naar info@petbase.eu 















    • Related Articles

    • SnelStart voor Professionals - Dierenartsen

      Welkom bij de nieuwe SnelStart van PetBase. Met de komst van PetBase 5.0 gaan een paar zaken anders dan u gewend was. De belangrijkste aanpassing voor deze eerste versie is nodig vanwege de verandering van de regelgeving voor honden. Daarin moeten ...
    • SnelStart voor Professionals - Chippers

      Welkom bij de nieuwe SnelStart van PetBase. Met de komst van PetBase 5.0 gaan een paar zaken anders dan u gewend was. De belangrijkste aanpassing voor deze eerste versie is nodig vanwege de verandering van de regelgeving voor honden. Het chippen en ...
    • PetBase Snelstart voor eigenaren

      Welkom bij de nieuwe Snelstart voor eigenaren. Met de komst van het nieuwe PetBase systeem (PetBase 5.0) gaan een aantal dingen anders, beter, prettiger.  Er zijn twee redenen voor deze nieuwe software. De eerste is de verandering van de  wet op 1 ...
    • Registratie van huisdier voor professionals

      In dit hoofdstuk kunt u nalezen hoe u een die registreert in PetBase. * De eerste 3 stappen zijn nodig om een dier over te schrijven van het asiel/stichting naar een adoptant.  Stap 1 - Maak een Houder aan of zoek een Houder op via zijn/haar ...
    • Belangrijk voor de dierenartsenpraktijk

      Op 1-11-2021 zijn er zaken veranderd die impact hebben op uw praktijkvoering. In dit artikel staan punten genoemd waar u op moet letten. Voor de eerste fase zijn er twee wijzigingen heel belangrijk: 1. Elke dierenartsenpraktijk heeft nu ook een UBN ...